Softwareangebote vergleichen: Welche Leistungen enthalten sein sollten

Wenn du Softwareangebote vergleichen willst, prüfe zuerst den Lieferumfang: Welche Arbeitsabläufe funktionieren am Ende, und wer übernimmt welche Aufgaben? Dazu gehören Tests und Übergabe sowie die Einrichtung für den laufenden Betrieb. Erst wenn diese Leistungen geklärt sind, kannst du die Angebotssummen sinnvoll gegenüberstellen.

Kurz gesagt: Vergleiche konkrete Arbeitsabläufe statt Funktionsnamen. Lass enthaltene Leistungen, Optionen und deine eigenen Aufgaben getrennt aufführen. Prüfe außerdem, was nach dem Start für Betrieb und Betreuung vorgesehen ist.

Wie kannst du unterschiedlich aufgebaute Softwareangebote vergleichen?

Übertrage die Softwareangebote in ein gemeinsames Prüfraster. Markiere jede Leistung als enthalten, optional, ausgeschlossen oder ungeklärt.

Ein Angebot nennt vielleicht einzelne Bildschirmansichten. Ein anderes beschreibt vor allem die eingesetzte Technik. Für deinen Vergleich brauchst du dieselbe Antwort: Was kann dein Team mit der fertigen Software erledigen?

Bei einem Kundenportal könnte der Ablauf so aussehen: Kunden laden Unterlagen hoch, Mitarbeiter prüfen sie und fordern fehlende Angaben nach. Steht im Angebot nur „Dokumenten-Upload“, ist dieser Ablauf noch nicht vollständig beschrieben.

Nutze dieses Raster für die Rückfragen an alle Anbieter:

Nicht erwähnt bedeutet nicht enthalten. Behandle fehlende Angaben als offene Fragen. Ein ausdrücklicher Ausschluss ist dagegen hilfreich: Du weißt, dass du diese Aufgabe selbst übernehmen oder zusätzlich vergeben musst.

Wie genau muss der Funktionsumfang beschrieben sein?

Der Funktionsumfang muss erkennen lassen, wer welche Aufgabe erledigen kann und welches Ergebnis dabei entsteht. Ein Stichwort wie „Angebotserstellung“ reicht dafür nicht.

Angenommen, du schreibst Angebote bisher in Excel und verschickst sie als PDF. Im Softwareangebot steht „Angebotserstellung inklusive“. Kann dein Team damit Positionen aus einem Katalog auswählen oder lediglich Freitext eingeben?

Auch der weitere Ablauf bleibt offen. Wird das PDF nur heruntergeladen oder direkt verschickt? Bleibt eine versendete Fassung erhalten, wenn ein Mitarbeiter das Angebot später ändert?

Eine konkretere Beschreibung wäre:

Mitarbeiter erstellen Angebote aus gespeicherten Positionen. Mengen und Einzelpreise lassen sich ändern. Die Software erzeugt ein PDF mit den freigegebenen Firmendaten. Der Versand erfolgt außerhalb der Anwendung.

Damit sind noch nicht alle Einzelheiten geklärt. Aber du erkennst, dass dein Team den Versand weiterhin selbst erledigt. Falls du eine Versandfunktion erwartest, kannst du sie vor der Beauftragung ergänzen lassen.

Nutzergruppen gehören ebenfalls in den Umfang. Darf jeder Mitarbeiter Preise ändern? Welche Kunden sieht eine externe Vertretung? Diese Regeln müssen entwickelt und getestet werden.

Bitte zusätzlich um die bewussten Ausschlüsse. Das verhindert, dass du eine Funktion voraussetzt, die der Anbieter nicht eingeplant hat. Fehlt noch eine gemeinsame Grundlage, hilft unser Ratgeber zum Lastenheft für eine App.

Was muss zu Schnittstellen und bestehenden Daten im Angebot stehen?

Bei Schnittstellen müssen Datenfluss und Fehlerbehandlung beschrieben sein. Für die Übernahme bestehender Daten braucht es eine eigene Leistung mit klarer Aufgabenverteilung.

Eine Schnittstelle ist eine technische Verbindung, über die Programme Daten austauschen. „Anbindung an die Buchhaltung“ kann einen Datei-Export oder eine automatische Übertragung meinen. Für dein Team sind das unterschiedliche Arbeitsabläufe.

Soll ein angenommenes Angebot im nächsten System einen Auftrag erzeugen? Dann muss feststehen, wann die Übertragung startet. Ebenso braucht es eine Regel für fehlende Kundennummern und bereits vorhandene Datensätze.

Stelle dazu diese Fragen:

• Welche Daten werden in welche Richtung übertragen?
• Startet die Übertragung automatisch oder nach einer Freigabe?
• Wo sieht dein Team fehlgeschlagene Übertragungen, und wie lassen sie sich wiederholen?
• Wer beschafft Zugänge und klärt technische Fragen mit dem anderen Anbieter?

Frage auch, ob der Anbieter die Verbindung bereits technisch geprüft hat. Liegen Dokumentation und ein Testzugang vor? Eine noch ungeprüfte Schnittstelle sollte als offene Annahme erkennbar sein.

Die Datenübernahme ist eine separate Aufgabe. Eine Importfunktion bereinigt nicht automatisch Kundenlisten mit doppelten Einträgen oder wechselnden Spaltennamen. Kläre, wer deine Dateien vorbereitet und das Ergebnis kontrolliert.

Eine Probeübernahme kann solche Fehler vor dem Start sichtbar machen. Lass festhalten, ob sie vorgesehen ist und wer die importierten Daten fachlich prüft. Dein Team erkennt etwa falsch zugeordnete Ansprechpartner besser als jemand, der die Kunden nicht kennt.

Wer übernimmt Konzeption, Gestaltung und deine internen Aufgaben?

Das Angebot sollte beschreiben, was vor der Programmierung ausgearbeitet wird und was du dafür liefern musst. Ein Anbieter kann fertige Entwürfe voraussetzen, während ein anderer deren Erstellung einplant.

Frage deshalb nach den Ergebnissen der Konzeption. Entsteht ein schriftliches Anforderungsdokument? Gibt es einen klickbaren Entwurf, mit dem du die späteren Ansichten vorab durchgehen kannst?

Prüfe dabei besonders die Verwaltungsoberfläche. Die Kundenseite allein genügt nicht, wenn dein Team dahinter täglich Anfragen bearbeitet. Auch Suche, Bearbeitung und der Umgang mit fehlerhaften Eingaben müssen geklärt werden.

Bei mawu halten wir Anforderungen schriftlich fest und gestalten die Ansichten vor der Entwicklung als klickbares Design. Unser Vorgehen von der Konzeption bis zur Wartung beschreibt die Schritte. Für deinen Vergleich zählt, welche Ergebnisse der jeweilige Anbieter tatsächlich liefert.

Auch deine Aufgaben müssen sichtbar sein. Sollst du Texte schreiben, Produktdaten vorbereiten oder Entwürfe freigeben? Lass diese Beiträge mit den benötigten Terminen aufführen, damit du intern Zeit dafür einplanen kannst.

Kläre außerdem, wer Entscheidungen trifft und wie Änderungen behandelt werden. Neue Wünsche sollten schriftlich ergänzt und vor der Umsetzung im Aufwand bewertet werden. So bleibt nachvollziehbar, was zum ursprünglichen Auftrag gehört und was später hinzukommt.

Welche Tests und Leistungen zum Start sollten enthalten sein?

Tests sollten die vereinbarten Arbeitsabläufe abdecken. Für den Start muss feststehen, wer die Anwendung einrichtet und ihren Betrieb nach der Umstellung prüft.

„Getestet“ ist als Leistungsbeschreibung zu knapp. Frage, welche Funktionen der Anbieter prüft und auf welchen Geräten oder Browsern. Lass dir auch erklären, was dein Team anschließend selbst testen soll.

Ein Prüffall für die Angebotserstellung könnte so aussehen: Ein Mitarbeiter erstellt ein Angebot, ändert eine Position und erzeugt das PDF. Danach werden Beträge und gespeicherte Fassung geprüft. Ein weiterer Test klärt, was bei fehlenden Pflichtangaben passiert.

Für die gemeinsame Abnahme braucht ihr solche nachvollziehbaren Ergebnisse. Sie geben deiner Prüfung eine Grundlage, auch ohne Programmierkenntnisse. Weitere Beispiele findest du in der Software-Abnahme-Checkliste.

Frage nach einer Testumgebung. Das ist eine getrennte Installation, auf der ihr Abläufe ohne Auswirkungen auf den echten Betrieb prüft. Ihre Einrichtung und ihr Betrieb sollten im Angebot eingeordnet sein.

Für die Inbetriebnahme reicht die Aussage „Veröffentlichung inklusive“ ebenfalls nicht immer aus. Wer richtet die Anwendung auf dem endgültigen Server ein? Wer übernimmt gegebenenfalls die Einreichung im App-Store? Und wer prüft danach Anmeldung und Datenübertragung?

Besprich auch einen fehlgeschlagenen Start. Kann vorübergehend mit dem alten System weitergearbeitet werden? Falls eine Rückkehr zum vorherigen Stand vorgesehen ist, muss geklärt sein, was mit inzwischen erfassten Daten passiert.

Was gehört zur Übergabe und was zum laufenden Betrieb?

Die Übergabe sollte die tägliche Nutzung und eine spätere technische Weiterbetreuung ermöglichen. Laufende Leistungen gehören getrennt vom einmaligen Entwicklungsumfang ins Angebot.

Frage nach dem Quellcode, also den Dateien, aus denen die Software entwickelt wird. Dazu kommen die benötigten Zugänge und eine Dokumentation zur Einrichtung und zum Betrieb. Ein späteres Betreuungsteam muss damit nachvollziehen können, wie die Anwendung aufgebaut ist.

Dein eigenes Team braucht eine Einweisung in seine Aufgaben. Bei einem Kundenportal betrifft das etwa die Nutzerverwaltung und fehlerhafte Uploads. Kläre, wer teilnimmt und welche Anleitung danach verfügbar bleibt.

Hosting ist nicht automatisch Wartung. Hosting stellt die Umgebung bereit, auf der die Anwendung läuft. Wartung umfasst vereinbarte technische Arbeiten, beispielsweise Aktualisierungen. Hilfe bei Bedienfragen kann wiederum separat geregelt sein.

Lass diese Leistungen getrennt aufführen. Das gilt auch für benötigte externe Dienste und Store-Konten. So erkennst du, welche Positionen für den Betrieb notwendig sind und welche Betreuung optional bleibt.

Für Störungen brauchst du einen festen Meldeweg. Frage nach zugesagten Reaktionszeiten und den Zeiten, in denen sie gelten. Eine erste Antwort ist noch keine behobene Störung.

Datensicherungen brauchen ebenfalls eine Zuständigkeit. Wer erstellt sie, und wer übernimmt eine Wiederherstellung? Frage auch, ob das Zurückspielen getestet wird. Eine gespeicherte Datei allein zeigt noch nicht, dass sich die Anwendung damit wieder betreiben lässt.

Wie klärst du Angebotslücken vor der Beauftragung?

Schicke allen Anbietern dieselben offenen Punkte und bitte um schriftliche Ergänzungen. Trenne dabei Funktionen, die zum Start gebraucht werden, von späteren Erweiterungen.

Sonst vergleichst du möglicherweise eine erste nutzbare Version mit einem vollständigen Ausbau. Beides kann passen. Entscheidend ist, ob dein Team mit dem jeweils angebotenen Umfang arbeiten kann.

Formuliere Rückfragen konkret: „Ist die Übernahme unserer bestehenden Angebotsdaten enthalten? Welche Vorbereitung übernehmen wir, und wie prüfen wir die importierten Daten?“ Damit erhältst du eher eine brauchbare Antwort als mit der Bitte um ein ausführlicheres Angebot.

Sind zentrale Abläufe noch ungeklärt, kann eine vorgeschaltete Konzeption sinnvoll sein. Dann sollte feststehen, welches Ergebnis du erhältst, etwa ein Anforderungsdokument und abgestimmte Entwürfe. Eine ausdrücklich benannte Unsicherheit ist besser als eine Zusage auf ungeprüfter Grundlage.

Übertrage deine Angebote jetzt in das Prüfraster und markiere die offenen Punkte. Bitte vor der Beauftragung um eine ergänzte Fassung, in der Leistungen und Zuständigkeiten eindeutig zugeordnet sind.